L’externalisation médicale pour réduire les charges du cabinet
Pour consacrer davantage de temps à la patientèle et aux soins, l’externalisation des tâches administratives les plus chronophages du cabinet est devenue indispensable. Voici celles qui peuvent être facilement confiées à un prestataire extérieur.
1. Secrétariat médical : sous-traiter la gestion de l’agenda
Répondre au téléphone, organiser et gérer les rendez-vous… Ces tâches demandent du temps à un professionnel libéral de santé, au détriment des soins. Il existe au moins deux façons de les sous-traiter grâce à l’externalisation médicale.
Le secrétariat médical ou télésecrétariat
De la réception d’appels avec prise de rendez-vous à la frappe de courriers en passant par la gestion de l’agenda du praticien, ces tâches relèvent du télésecrétariat médical. Un cabinet n’est toutefois pas contraint de salarier un collaborateur : il existe de nombreuses offres de secrétariat médical externalisé. Ce service peut être temporaire ou permanent. Le coût varie selon le forfait de secrétariat téléphonique choisi et les missions exercées par le prestataire, à partir de 60 euros par mois en moyenne.
La digitalisation de la prise de rendez-vous
La transformation digitale n’épargne pas le secrétariat médical : des plateformes de prise de rendez-vous en ligne couplées avec l’agenda du praticien permettent d’automatiser ce process, à l’instar de Doctolib ou Maiia. Ce type de solution offre le grand avantage d’être accessible par internet, en tout lieu et à n’importe quel moment depuis son smartphone. Le remplissage de l’agenda du praticien est automatique et les fiches des patients sont toujours à jour. Il faut compter environ 130 euros d’abonnement mensuel pour un praticien individuel.
2. Externaliser la comptabilité de son cabinet médical
Pour un praticien libéral de santé, tenir sa comptabilité entraîne une perte de temps importante, sans compter la complexité en raison du poids de la réglementation et le risque d’erreur pouvant entraîner des pénalités. Mieux vaut donc confier sa « comptabilité » à un professionnel.
Passer par un cabinet comptable
La première solution est d’externaliser ces tâches auprès d’un cabinet comptable ou d’expertise-comptable. Ce dernier prendra alors en charge toutes les obligations comptables et fiscales du cabinet médical et pourra, en outre, apporter ses conseils et son expertise pour optimiser le résultat fiscal. Un cabinet comptable peut proposer des services étendus en matière de gestion des ressources humaines ou encore de conseil juridique.
Dans un cabinet d’expertise-comptable spécialisé dans les professions de santé, les tarifs débutent à 70 euros par mois au minimum et jusqu’à 100 euros par mois et plus pour un suivi comptable complet.
Digitaliser sa comptabilité
Une autre solution consiste à utiliser un logiciel comptable, le plus souvent une solution en ligne en mode SaaS dédiée aux professionnels de santé. Certains de ces logiciels imposent encore de saisir soi-même les écritures comptables – avec cependant, en général, une assistance – mais les plus récents dispensent le praticien de cette obligation. Par exemple, la synchronisation bancaire permet d’intégrer directement à un logiciel de gestion comptable pour le secteur médical les dépenses et les recettes, ainsi que les pièces justificatives de comptabilité – préalablement scannées ou prises en photo – peuvent être archivées. De plus, il est possible de faire établir sa déclaration fiscale professionnelle par le logiciel.
Les services de comptabilité en ligne de ce type demandent un abonnement mensuel (à partir de 35 euros par mois environ).
À noter :
les organismes de gestion agréées (OGA) proposent également des services de tenue de comptabilité et d’établissement (et d’envoi) des déclarations fiscales, pour un coût annuel généralement très accessible.
3. Déléguer la gestion du tiers payant
Pour les professions de santé telles que les pharmaciens qui ont une part importante de leur activité en tiers-payant, la délégation de la gestion du tiers payant à un prestataire extérieur permet un gain de temps important. L’externalisation du tiers payant a aussi une autre vertu : réduire l’encours de trésorerie. Le prestataire s’occupe à la fois de la télétransmission des feuilles de soins, des paiements par les organismes d’assurance maladie et les mutuelles, des relances et des factures impayées et des éventuels litiges.
Le coût est en pourcentage du chiffre d’affaires réalisé en tiers payant.
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4. Embaucher un assistant médical
Solution alternative à l’externalisation médicale afin de libérer du temps pour les patients : engager un assistant médical. Tous les médecins libéraux, quelle que soit leur spécialité (sauf exceptions), peuvent salarier un ou une assistante médicale dès lors qu’ils exercent en secteur 1 ou en secteur 2, avec un engagement de modération tarifaire dans ce second cas.
Les missions de l’assistant médical
Un assistant médical peut assurer différentes missions :
- l’accueil du patient ou la création et la gestion de son dossier;
- la préparation et le suivi de la consultation (prise de tension, pesée, etc.);
- la mise à jour du dossier du patient pour les vaccinations;
- la préparation à la réalisation de certains actes techniques;
- etc.
Il est aussi possible de lui confier des missions de coordination avec les autres professionnels de santé (organiser un rendez-vous avec un médecin spécialiste, par exemple).
Une aide pour l’embauche d’un assistant médical
Pour l’embauche d’un assistant, le médecin a droit à une aide financière (entre 18 000 et 36 000 € la 1re année et entre 10 500 et 21 000 € à partir de la 3e année), avec deux options selon le temps de travail de l’assistant médical recruté. En contrepartie, il doit s’engager à augmenter le volume de sa patientèle.
À noter : pour être éligible à l’aide à l’embauche d’un assistant médical, le médecin doit avoir un nombre minimal de patients et exercer de façon regroupée et coordonnée.
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