Dossier médical du patient :
comment bien le conserver ?
Les dossiers médicaux contiennent des informations indispensables à la prise en charge des patients. Protégés par le secret médical, ces documents se doivent d’être conservés avec soin, même en cas de cessation d’activité du médecin. Quelle est la durée de conservation d’un dossier médical ? Qui peut y avoir accès ? Tout ce qu’il faut savoir sur la protection de ces données confidentielles.
Dossier médical : de quoi parle-t-on ?
Chaque patient dispose d’un dossier médical pour chaque professionnel de santé qu’il consulte, qu’il s’agisse d’un médecin généraliste, d’un ophtalmologue ou d’un dentiste, par exemple. Les éléments qu’il contient sont indispensables au suivi du patient : les antécédents, les éventuels facteurs de risques, le bilan de la première consultation, les résultats d’examens et leurs comptes-rendus, les prescriptions ou les protocoles établis, les échanges entre les professionnels de santé, etc.
Le dossier médical se présente soit sous forme papier, soit sous la forme d’un document informatisé. Quoi qu’il en soit, ses données sont protégées par le secret médical.
Bon à savoir :
Il ne faut pas confondre le dossier médical avec le service public numérique « Mon espace santé » Ce dernier a en effet un caractère facultatif et ne remplace en aucun cas les différents dossiers médicaux tenus par les professionnels pour chaque patient.
Qui peut consulter le dossier médical d'un patient ?
Depuis la loi du 4 mars 2002, le patient a accès à son propre dossier médical. Il est autorisé à le consulter gratuitement sur place, ou à exiger la remise de copies. Dans ce dernier cas, des frais de reproduction et éventuellement d’envoi peuvent être imposés. Un médecin choisi comme intermédiaire ainsi que le tuteur du patient (lorsque la personne est majeure sous tutelle) peuvent également consulter le dossier médical.
Si le patient est décédé, son époux, ses enfants, son concubin ainsi que son partenaire lié par un pacte civil de solidarité (Pacs) peuvent demander l’accès à son dossier médical, sauf si le défunt s’y est opposé avant son décès. L’identité du demandeur est scrupuleusement vérifiée. La démarche doit toutefois répondre à l’un des trois objectifs suivants, dûment justifiés : déterminer les causes du décès, défendre la mémoire du défunt ou faire valoir un droit. Les informations communiquées sont d’ailleurs limitées à la stricte nécessité de l’objectif poursuivi.
Si le défunt est mineur, ce sont ses parents ou son tuteur qui disposent d’un droit d’accès à son dossier médical.
Quelle est la durée de conservation d'un dossier médical ?
Le professionnel de santé est responsable de la conservation de ses dossiers médicaux. Il doit assurer leur pérennité et leur confidentialité. Au sein d’un établissement de santé public ou privé, chaque dossier médical doit être conservé pendant 20 ans au moins, à partir de la date du dernier séjour ou de la dernière consultation du patient.
En ce qui concerne les médecins libéraux, aucun texte ne fixe la durée légale de conservation de leurs dossiers médicaux. Néanmoins, le conseil national de l’Ordre des médecins recommande leur conservation pendant 20 ans minimum, comme pour les établissements de santé.
Pour les mineurs, il est conseillé de conserver le dossier médical jusqu’à leur 28ème année.
À l’issue de ces délais, la destruction du dossier médical est à l’initiative du directeur de l’établissement, après avoir consulté l’avis du médecin responsable de l’information médicale.
À noter, lorsqu’un patient décède moins de 10 ans à la suite de sa dernière consultation, son dossier médical doit être conservé durant 10 ans à partir de la date de son décès
Changement de médecin traitant et dossier médical : comment gérer la transmission ?
Le médecin traitant peut cesser son activité pour diverses raisons, qu’il s’agisse d’une simple indisponibilité transitoire pour maladie ou invalidité, d’un changement d’activité ou encore de la retraite. Le médecin traitant est alors obligé d’informer sa clientèle des conditions de son remplacement, en précisant notamment les coordonnées de son remplaçant ou de son successeur, sur place ou à proximité. Les patients peuvent également choisir de transférer leur dossier au médecin sélectionné par leur soin, sans nécessairement se référer au successeur ou au remplaçant désigné.
Si le médecin en cessation d’activité définitive ne trouve pas de successeur, il se doit de conserver les dossiers médicaux de ses patients. Ces derniers pourront alors lui demander de transmettre leur dossier au nouveau médecin traitant qu’ils auront choisi, afin d’assurer une continuité des soins.