Secrétariat, gestion, comptabilité… :
externalisez la paperasse du cabinet !
Chez les professionnels de santé libéraux, de nombreuses obligations administratives peuvent être confiées à un prestataire extérieur. Attention toutefois au coût de ces services.
Médecins généralistes et spécialistes, paramédicaux, chirurgiens dentistes, pharmaciens, biologistes médicaux : les professionnels de santé libéraux sont souvent envahis par la « paperasse », et notamment par les formalités liées au tiers payant. Une situation qui ne devrait pas s’améliorer à l’avenir, puisque le gouvernement a prévu à terme une généralisation progressive du tiers-payant pour la part de l’assurance maladie.
Les trois principales tâches qui peuvent être externalisées sont les suivantes.
Le secrétariat à distance
Il est possible d’externaliser toutes les tâches de secrétariat : la prise de rendez-vous, la frappe de documents, la préparation de comptes-rendus…Pour les professionnels de santé en exercice individuel ou avec un faible volume d’activité et qui n’ont pas les moyens d’engager une secrétaire médicale, c’est une solution particulièrement adaptée.
L’externalisation du secrétariat peut être permanente ou au contraire temporaire, par exemple lors des congés de la secrétaire habituelle. Il existe plusieurs formules : secrétariat téléphonique simple avec prise de rendez-vous, secrétariat avec prise de messages et frappe de courriers et de comptes-rendus, secrétariat avec envoi de courriers postaux…
Le coût varie selon le forfait choisi et les missions exercées par le télésecrétariat : entre 50 et 300 euros par mois en moyenne.
La gestion du tiers payant
Confier la gestion du tiers payant à un prestataire extérieur permet de gagner du temps, de réduire l’encours de trésorerie et de se recentrer sur les services à la patientèle. Le gain de temps est très appréciable pour les professionnels de santé qui ont un gros volume de tiers payant, comme les médecins généralistes et les pharmaciens, notamment. Dans les pharmacies, par exemple, on estime que la gestion du tiers payant représente entre 500 et 600 heures de travail chaque année.
Le prestataire s’occupe à la fois de la télétransmission des feuilles de soins, des paiements par les organismes d’assurance maladie et les mutuelles, des relances et des factures impayées et des éventuels litiges. Il est possible de lui confier aussi les tâches de rapprochement bancaire.
Le plus souvent, vous bénéficiez d’un virement unique par télétransmission de feuilles de soins. Vous recevez également des relevés pour vérifier régulièrement votre activité en tiers payant. Enfin, le prestataire peut offrir un service en ligne pour suivre vos dossiers.
Le coût de cette prestation dépend étroitement du nombre de feuilles de soins télétransmises. Plus ce nombre est élevé, plus le coût est dégressif. Il faut compter en moyenne de 200 à près de 1 000 euros par mois selon le volume d’activité.
La gestion comptable et fiscale
La tenue de la comptabilité et l’établissement des déclarations fiscales est souvent très compliquée et très chronophage. Pour externaliser toute la gestion comptable et fiscale du cabinet, il y a deux solutions principales : le recours à un cabinet d’expertise-comptable extérieur, ou aux services d’une association de gestion agréée.
Le comptable peut prendre en charge la tenue de votre comptabilité mensuelle, l’établissement ou la révision du bilan, l’envoi des déclarations fiscales périodiques ou annuelles… Il peut s’agir d’un prestataire personne physique ou, comme c’est de plus en plus souvent le cas, d’un service comptable en ligne. L’avantage de ce service en ligne est un coût moins élevé (à partir de 60 euros par mois environ). Attention néanmoins à la qualité du prestataire : il doit être inscrit à l’Ordre des experts-comptables.
De leur côté, les associations de gestion agréées (AGA) proposent également des services de tenue de comptabilité et d’établissement (et d’envoi) des déclarations fiscales, pour un coût annuel de quelques centaines d’euros seulement.
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